Créer un dossier de copropriété accessible aux copropriétaires

À travers cette problématique, nous allons voir comment adapter un profil utilisateur à des besoins spécifiques et concrets.

Le but de la procédure est de créer un dossier permettant de sauvegarder et rendre consultable en ligne, les documents importants pour la continuité de la gestion

• Règlement de copropriété,
• Composition des lots et des parties communes,
• Tableau des copropriétaires et leur coordonnées postales, téléphoniques et courriel à mettre à jour constamment (en cas notamment de convocation par le président d'une AG),
• PV d'AG et du CS,
• Carnet d'entretien, donc fournisseurs et historique des travaux, etc.

Il faudra intervenir à 3 niveaux dans l'interface de Noalyss :

1. Création d'un profil utilisateur spécifique, dans le dossier concerné : [ PARAM/MOD/CFGPRO ]. Voir Création du profil
2. Création d'un utilisateur associé au profil : Administration⇒Utilisateurs⇒Ajout Utilisateur. Voir Administration de l'utilisateur
3. Paramétrer la sécurité de l'utilisateur : [ PARAM/CFGSEC ] voir Réglages de sécurité de l'utilisateur

La procédure est détaillée au chapitre Débuter la comptabilité d'une copropriété : Configuration de départ

Noalyss permet de créer des profils d'utilisateurs très différents.

• L'administrateur a tous les privilèges et a un accès à tous les dossiers du serveur (configuration, création des modèles, backup et mises à jour, etc)
• Un utilisateur peut n'avoir accès qu'à un ou plusieurs dossiers en lecture et en écriture.
• ou même n'être autorisé qu'à consulter certaines informations dans un dossier donné.

Pour créer le profil de propriétaire consultant, interne au dossier :

1. En tant qu'administrateur, se connecter au dossier de copropriété
2. aller dans →Paramètres→Menu et Profil→Profil [ PARAM/MOD/CFGPRO ]¹⁾
3. Deux profils existent par défaut: Administrateur et utilisateur. Pour ne pas avoir à configurer à partir de rien, il est préférable de copier le profil “utilisateur” et de le modifier par la suite.
4. Cliquer sur Utilisateur
5. Changer le nom de profil Utilisateur en “copro_prf”, par exemple ou “Copropriétaire”
6. modifier la description
7. Cliquer sur modifier
8. Confirmer

Le profil est maintenant créé. Vous aller pouvoir ajuster sa configuration.

1. Cliquer de nouveau sur →Profil
2. À chacun des 5 onglets correspond une liste d'option à cocher ou décocher pour ajouter ou limiter des privilèges. Si vous êtes parti d'un profil “neuf”. Il n'y a aucune option. Vous aller devoir les ajouter en cliquant sur le bouton [+]. Pour retirer des privilèges, il suffit de cliquer sur les [x]
   1. Nom :
   2. Détails Menus :
      • Garder Tableau de bord [ DASHBOARD ] pratique pour avoir un coup d’œil général.
      • Sélectionner le bouton de Sortie [ LOGOUT ], pour que la personne puisse se déconnecter “proprement” de son dossier.
      • Sélectionner aussi le menu Préférence [ PREFERENCE ], qui permet d'adapter l'interface et surtout de choisir l'exercice à afficher.
      • Choisir au minimum Liste Suivi [ FOLLOW ]. Elle permet de créer ou de consulter des communications, des rapports, etc. Les copropriétaires qui n'ont que le privilège de lecture sur le dossier, pourront consulter le bilan que vous aurez préalablement préparé et placé dans les événements, mais pas dans impression.
      • Client [ CUST ] devrait permettre de connaître l'état du compte du copropriétaire Pour le moment, tous les “clients” sont accessibles
      • Impression du Bilan [ PRINTBILAN ] permet de savoir où en est le bilan
      • Impression de la Balance [ PRINTBAL ]
      • Il pourrait être pratique de permettre l'accès à l'outil de navigation par mots-clé [ NAVI ], qui offre un descriptif succin des commande et un lien vers la documentation.
      • , Bilan Interne??
      • Les boutons sélectionnés seront placés les uns à la suite des autre en fonction de leur numéro d'ordre.
        Il est possible de les mettre sur deux lignes en intercalant un passage à la ligne [ new_line saut de ligne Saut de ligne(special) ]

Certains menus peuvent conduire à des sous-menus. En effet, le “centre de commande” est construit comme une arborescence de menus, de sous-menus et parfois de sous-sous-menus.

Par exemple, si vous avez sélectionné le menu COMPTA, vous pouvez créer les sous-menus qui en dépendent :

1. cliquez sur le “Menu”.
2. En bas de votre écran, une ligne de menu vide s'ouvre avec un petit bouton “+” Cliquez.
3. Une liste déroulante apparaît ou vous pouvez choisir un sous-menu.
4. Répétez l'opération pour chaque sous-menu que vous souhaitez voir apparaître dans votre tableau de commande.

De la même manière vous pouvez accéder à des sous-sous-menus…

1. Impressions : Quelle configuration?

1. Action Gestion : C'est ici que l'on donne l'accès en lecture ou en écriture aux actions
   • Administrateur : Aucun accès. L'utilisateur copropriétaire n'est pas censé accéder, ni en lecture, ni en écriture. Don
   • Copro-prf : Écriture. L'utilisateur copropriétaire peut créer et modifier des actions qui concernent son profil.
   • Public : Lecture. L'utilisateur-copropriétaire, doit pouvoir prendre connaissance des actions destinées au Public, sans pouvoir les modifier.

1. Dépôts : Aucun accès

Dans l'onglet des menus sélectionnés,

Un fois le profil adapté, il faudra créer les utilisateurs correspondant à ce profil, à raison d'un utilisateur par copropriétaire.

Pour configurer le menu qui va s'afficher quand l'utilisateur sera connecté, il faut sélectionner le menu par défaut :

1. En tant qu'Administrateur, aller dans le dossier concerné.
2. Aller au menu [ PARAM/MOD/CFGPRO ] Paramètre⇒Menus
3. Profils⇒Profil
4. Sélectionner le profil à régler dans la liste Onglet “Détails Menus”
5. Cliquer sur le menu que vous voulez apparaître par défaut.
6. Dans la pop-up, il y a une coche “Menu par défaut” et Voilà !

1. D'abord, dans le menu Administration, Créer un “Utilisateur normal”
2. Cliquer sur Ajout pour ajouter les dossiers qui lui sont accessibles (Ici, il n'y aura en principe que le dossier de copropriété)
3. Sauver les changements.

L'utilisateur est créé.

Il va falloir maintenant lui appliquer le profil de copropriétaire précédemment configuré, pour un dossier donné.²⁾

1. Se connecter au dossier de copropriété (→Accueil→NomDuDossier)
2. Aller au menu →Paramètre→Sécurité [ PARAM/CFGSEC ]. Si l'utilisateur a accès au dossier, il apparaît dans la liste.
3. Cliquer sur son nom. La fiche de ses privilèges apparaît.
4. Dans le menu déroulant de Profil, choisissez le nom du profil de copropriétaire précédemment créé (“copro_prf”).
5. Donnez-lui accès aux documents du suivi, qu'il aura fallu créer par ailleurs.

En fonction de la forme juridique de votre entreprise, de sa taille et dans certains cas de la composition de son actionnariat, vous aurez l’obligation ou non d’avoir un commissaire aux comptes.
Le commissaire aux comptes est un acteur extérieur à l'entreprise ayant pour rôle de contrôler la sincérité et la régularité des comptes annuels établis par une société ou autre institution, et pour cela de faire un audit comptable et financier. Il s'agit d'une mission légale, toutefois elle peut être décidée volontairement par l'entreprise.
Sources : Wikipedia

Pour configurer ce profil, il sera plus facile de partir d'un profil administrateur et d'en retirer les éléments superflus : le commissaire aux comptes n'est pas censé encoder un achat, par contre il lui sera utile de pouvoir consulter un historique des achats.

1. En tant qu'administrateur, se connecter au dossier concerné.
2. Aller au menu [ PARAM/MOD/CFGPRO ] Paramètre⇒Menus et Profil⇒Profil
3. Choisir le profil Administrateur qui servira de base.
4. Sélectionnez l'onglet “Nom”
5. Cliquez sur “Copier”
6. À partir de là, renommer votre profil et parcourez l'onglet “Détail Menus” pour supprimer les options superflues.
7. Vous pouvez choisir de les placer différemment en changeant les numéros d'ordre.
8. Vous pouvez aussi, ce n'est qu'un exemple, décider d'accéder directement à l'historique des achats en sous-menu de Comptabilité, sans passer par un menu Achat qui ne comportera qu'un seul sous-menu.

• Aller dans Paramètres⇒Sécurité [ PARAM/CFGSEC ]
• Sélectionner l'utilisateur

1. Sélectionner le profil adéquat (“copro-prf” en l’occurrence)
2. Faire le choix d'accès selon le type de documents :

• pour les Journaux - un copropriétaire-consultant doit-il avoir accès aux journaux ?
• pour les Actions
  • Fiche - Je ne pense pas qu'un corpopriétaire-consultant doive pouvoir créer ou modifier une fiche
  • Suivi - Un copropriétaire-consultant doit pouvoir consulter un document de suivi, mais ni l'effacer, ni en changer le type
  • Comptabilité - Il n'y a pas de raison pour pour qu'un simple consultant puisse intervenir sur les pièces de comptabilité
  • Notes - On peut penser qu'il puisse créer une note publique. Il ne doit pas pouvoir effacer une note publique dont il n'est pas l'auteur. Il ne doit pas pouvoir partager une note qui n'est pas publique.

1. Aller dans Paramètre⇒Catégories de documents [ PARAM/DIVPARM/CFGCATDO ]
2. Donner un nom et une description à votre document dans les chams vides en bas de la liste
3. Sauver
4. créer les différents type de documents : carnet d'entretien, Bilan de l'exercice courant, etc.

En cliquant sur “Modifier” au droit de chaque type de document, vous pouvez changer le préfixe et le numéro de départ de vos documents.

Voir aussi : CFGCATDOC

Pour créer l'action liée au type de documents nouvellement créé, il faut :

1. Aller dans Gestion⇒Liste Suivis [ GESTION/FOLLOW ]
2. Créer une action,
3. Fixer la date de l'action
4. La date limite permettra de programmer un rappel
5. Choisir le Type de document dans la liste déroulante,

Le type de documents que vous avez créé doit s'y retrouver.

1. Choisissez un destinataire
2. Choisissez le groupe gestion (ici, le profil_grp que vous avez créé)
3. Une description
4. Charger le fichier à attacher à l'action (par exemple, le bilan de l'exercice courant que vous aurez créé et sauvé en local).

Les copropriétaires en se connectant verront la liste des suivis, à condition que les membres de la catégorie aient accès en lecture aux Actions de Gestion.

1. Aller dans [ PARAM/MOD/CFGPRO ]
2. Sélectionner le profil
3. Aller dans l'onglet “Actions Gestion”
4. Au droit du type de profil, choisissez “Lecture” à la place de “Aucun accès”.

À noter :Il faut prévoir de vérifier que l'Administrateur a bien accès en écriture aux actions des membres du Profil, car le choix par défaut est “Aucun Accès” pour lui aussi, dans le cas d'un nouveau profil.