creer_un_dossier_de_copropriete_accessible_aux_coproprietaires [Serveur de comptabilité et gestion libre ]

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====== Créer un dossier de copropriété accessible aux copropriétaires ======
===== Objectif =====
Le but de la procédure est de créer un dossier permettant de **sauvegarder** et rendre **consultable en ligne**, les documents importants pour la continuité de la gestion
  * Règlement de copropriété,
  * Composition des lots et des  parties communes,
  * Tableau des copropriétaires et leur coordonnées postales, téléphoniques et courriel à mettre à jour constamment (en cas notamment  de convocation par le président d'une AG),
  * PV d'AG et du CS,
  * Carnet d'entretien, donc fournisseurs et historique des travaux, etc.
===== Procédure =====
==== Créer un dossier ====
La procédure est détaillée au chapitre [[mode_d_emploi_partiel_de_phpcompta_copropriete|Débuter la comptabilité d'une copropriété : Configuration de départ]]
==== Création du profil "copropriétaire" ====
Noalyss permet de créer des profils d'utilisateurs très différents.\\ 
  * L'administrateur a tous les privilèges et a un accès à tous les dossiers du serveur (configuration, création des modèles, backup et mises à jour, etc)
  * Un utilisateur peut n'avoir accès qu'à un ou plusieurs dossiers en lecture et en écriture.
  * ou même n'être autorisé qu'à consulter certaines informations dans un dossier donné.

Pour créer le profil de propriétaire consultant, interne au dossier :
  - En tant qu'administrateur, se connecter au dossier de copropriété
  - aller dans **->Paramètres->Menu et Profil->Profil** [ PARAM/MOD/CFGPRO ]((
Voir aussi la documentation de la commande [[menu:cfgpro|CFGPRO]]))
  - Deux profils existent par défaut: Administrateur et utilisateur. Pour ne pas avoir à configurer à partir de rien, il est préférable de copier le profil "utilisateur" et de le modifier par la suite.
  - Cliquer sur **Utilisateur**
  - Changer le nom de profil **Utilisateur** en "copro_prf", par exemple ou "Copropriétaire"
  - modifier la description
  - Cliquer sur **modifier**
  - **Confirmer**
Le profil est maintenant créé. Vous aller pouvoir ajuster sa configuration.
==== Ajustement des privilèges du profil ====
  - Cliquer de nouveau sur **->Profil**
  - À chacun des 5 onglets correspond une liste d'option à cocher ou décocher pour ajouter ou limiter des privilèges. Si vous êtes parti d'un profil "neuf". Il n'y a aucune option. Vous aller devoir les ajouter en cliquant sur le bouton  [**+**]. Pour retirer des privilèges, il suffit de cliquer sur les [**x**]
    - Nom :  
    - Détails Menus :
      * Choisir au minimum **Liste Suivi** [ FOLLOW ]. Les copropriétaires qui n'ont que le privilège de lecture sur le dossier, pourront consulter le bilan que vous aurez préalablement préparé et placé dans les événements, mais __pas dans impression__.
      * Sélectionner le bouton de **sortie** [ LOGOUT ], pour que la personne puisse se déconnecter "proprement" de son dossier
      * Garder Tableau de bord, Bilan Interne??  FIXME 
    - Impressions : Quelle configuration? FIXME 
    - Action Gestion :  FIXME 
    - Dépôts : Aucun accès

=== Activation du suivi ===
Dans l'onglet des menus sélectionnés, 

Un fois le profil adapté, il faudra créer les utilisateurs correspondant à ce profil, à raison d'un utilisateur par copropriétaire.
==== Création des utilisateurs-copropriétaires ====
  - D'abord, dans le menu **Administration**, Créer un "Utilisateur normal"
  - Cliquer sur **Ajout** pour ajouter les dossiers qui lui sont accessibles (Ici, il n'y aura en principe que le dossier de copropriété)
  - Sauver les changements.
L'utilisateur est créé.

Il va falloir maintenant lui appliquer le profil de copropriétaire précédemment configuré, pour un dossier donné.((Voir la documentation [[menu:cfgsec|CFGSEC]]))
  - Se connecter au dossier de copropriété (**->Accueil->NomDuDossier**)
  - Aller au menu **->Paramètre->Sécurité** [ PARAM/CFGSEC ]. Si l'utilisateur a accès au dossier, il apparaît dans la liste.
  - Cliquer sur son nom. La fiche de ses privilèges apparaît.
  - Dans le menu déroulant de **Profil**, choisissez le nom du profil de copropriétaire précédemment créé ("copro_prf").
  - Donnez-lui accès aux documents du suivi, qu'il aura fallu créer par ailleurs.


==== Création des documents-types ====
  - Aller dans **Paramètre=>Catégories de documents** [ PARAM/DIVPARM/CFGCATDO ]
  - Donner un nom et une description à votre document dans les chams vides en bas de la liste
  - Sauver
  - créer les différents type de documents : carnet d'entretien, Bilan de l'exercice courant, etc.

En cliquant sur "**Modifier**" au droit de chaque type de document, vous pouvez changer le préfixe et le numéro de départ de vos documents.

Voir aussi : [[menu:cfgcatdoc|CFGCATDOC]]


Pour créer l'action liée au type de documents nouvellement créé, il faut :
  - Aller dans **Gestion=>Liste Suivis** [ GESTION/FOLLOW ]
  - Créer une action,
  - Fixer la date de l'action
  - La date limite permettra de programmer un rappel
  - Choisir le Type de document dans la liste déroulante,
Le type de documents que vous avez créé doit s'y retrouver.
  - Choisissez un destinataire
  - Choisissez le groupe gestion (ici, le profil_grp que vous avez créé)
  - Une description
  - Charger le fichier à attacher à l'action (par exemple, le bilan de l'exercice courant que vous aurez créé et sauvé en local).

Les copropriétaires en se connectant verront la liste des suivis, à condition que les membres de la catégorie aient __accès en lecture__ aux Actions de Gestion.
  - Aller dans [ PARAM/MOD/CFGPRO ]
  - Sélectionner le profil
  - Aller dans l'onglet "**Actions Gestion**"
  - Au droit du type de profil, choisissez "**Lecture**" à la place de "Aucun accès".

__À noter :__//Il faut prévoir de vérifier que l'Administrateur a bien accès en écriture aux actions des membres du Profil, car le choix par défaut est "Aucun Accès" pour lui aussi, dans le cas d'un nouveau profil. 
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