Nouveau plan comptable pour les associations des copropriétaires

I. Introduction

  1. La copropriété ou la propriété d’une chose qui appartient indivisément à plusieurs personnes est régie par les articles 577-2 à 577-14 du Code civil (ci-après : C. civ.). Le copropriétaire participe aux droits et aux charges de la propriété en proportion de sa part 1) . Chacun des copropriétaires contribue aux dépenses utiles de conservation et d’entretien, ainsi qu’aux frais d’administration, impôts et autres charges de la chose commune 2).
  2. Pour cette raison, il est extrêmement important, en présence d’une copropriété, que les comptes soient tenus de manière précise, correcte et transparente. La loi du 2 juin 2010 modifiant le Code civil afin de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d’accroître la transparence de leur gestion 3) rappelle au syndic sa responsabilité dans cette matière. Quelle que soit la compétence qui lui est accordée par le règlement de la copropriété, le syndic a pour mission de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi 4) . Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est toutefois autorisée à tenir une comptabilité simplifiée. Cette comptabilité simplifiée reflète au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement 5) et du fonds de réserve 6), les créances et les dettes des copropriétaires.
    La nature de la comptabilité qui doit être tenue dépendra par conséquent de la taille de l’association des copropriétaires et ainsi de l’ampleur des flux financiers générés par cette association.
  3. Toute copropriété de vingt lots ou plus à l’exclusion des caves, des garages et des parkings doit tenir une comptabilité faisant usage d’un plan comptable minimum normalisé adapté à la nature des associations de copropriétaires. L’article 577-8, § 4, 17°, du Code civil confie au Roi l’établissement d’un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires. Ce plan a entre-temps été publié en annexe à l’arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires 7), assurant de la sorte aux associations de copropriétaires la tenue d’une comptabilité uniforme, transparente et accessible aux copropriétaires et permettant en outre à tout moment la consultation du compte individuel de chaque copropriétaire.

II. Comptabilité en partie double

  1. En vue de tenir la comptabilité de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, il s’impose d’appliquer les règles usuelles de la comptabilité en partie double 8). Les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates, soit dans un livre journal unique soit dans un journal auxiliaire unique ou subdivisé en journaux spécialisés. Ces opérations sont méthodiquement transposées dans les comptes qu’elles concernent 9).
  2. L’inventaire donne un aperçu de la nature et le montant des avoirs et des droits de l’association des copropriétaires ainsi que ses dettes et engagements au jour de la clôture de l’exercice. Il en va de même pour la nature et le montant des charges et des produits de l’exercice clôturé à cette date.
  3. Toute compensation entre des avoirs et des dettes, entre des droits et des engagements, entre des charges et des produits est interdite.
  4. Chaque élément du patrimoine doit faire l’objet d’une évaluation distincte. Ces évaluations doivent répondre aux critères de prudence, de sincérité et de bonne foi.
  5. Il doit être tenu compte de tous les risques prévisibles, des pertes éventuelles et des dépréciations qui ont pris naissance au cours de l’exercice auquel l’inventaire se rapporte ou au cours d’exercices précédents, même si ces risques, pertes ou dépréciations ne sont connus qu’entre la date de clôture des comptes annuels et la date à laquelle l’inventaire est établi.
  6. Il doit être tenu compte des charges et des produits qui concernent l’exercice ou des exercices précédents, sans considération de la date de paiement ou d’encaissement de ces charges et produits, sauf si l’encaissement effectif de ces produits est incertain.
  7. Le petit outillage qui est constamment renouvelé et dont la valeur d’acquisition est négligeable peut être porté à l’actif pour une valeur fixe, si sa quantité, sa valeur et sa composition ne varient pas sensiblement d’un exercice à l’autre. Dans ce cas, le prix du renouvellement de ces éléments est directement porté sous les charges d’exploitation.
  8. L’arrêté royal prévoit que les éléments de l’actif (par exemple l’achat d’une tondeuse auto-portée ou une nouvelle installation de filtration pour la piscine) sont évalués à leur prix d’acquisition et sont portés à l’inventaire pour cette même valeur, déduction faite des amortissements y afférents. De cette façon, le coût d’acquisition de ces immobilisations est réparti sur leur durée d’utilité ou d’utilisation probable. Il est évident que seules les immobilisations dont la valeur d’acquisition est significative doivent être enregistrées comme immobilisations. Si ces biens ne sont pas enregistrés comme immobilisations cela ne peut donner une image altérée du patrimoine de l’association des copropriétaires. Les immobilisations dont la valeur d’acquisition est significative peuvent directement être prises en charges.
  9. Les créances sont portées à l’inventaire à leur valeur nominale. Les créances à plus d’un an et à un an au plus font l’objet de réductions de valeur si leur remboursement à l’échéance est en tout ou en partie incertain ou compromis.
  10. Les placements de trésorerie et les liquidités font également l’objet de réductions de valeur lorsque leur valeur de réalisation à la date de clôture de l’exercice est inférieure à leur valeur nominale.

III. Le plan comptable minimum normalisé

  1. Les comptes du plan comptable peuvent être subdivisés en plusieurs classes.
    Cette subdivision tente de s’écarter le moins possible de celle arrêtée pour les entreprises 10) ou associations sans but lucratif 11) mais, au besoin, adaptée au caractère spécifique des associations de copropriétaires.

Les comptes de la classe 1 : Immobilisations

  1. Ces comptes concernent les dettes de l’association de copropriétaires à échéance résiduelle de plus d’un an.

Les comptes de la classe 2 : Actifs immobilisés à 1 an au plus

  1. Sous les comptes des immobilisations sont portées toutes les immobilisations possibles détenues par l’association de copropriétaires (par exemple une licence de logiciel, une cireuse ou une tondeuse autoportée). La valeur d’acquisition initiale est portée sous un compte 2 qui se termine par « 0 », les amortissements actés sous un compte 2 qui se termine par « 9 ».
    Le traitement comptable de ce type d’investissement ainsi que son amortissement sont illustrés par l’exemple chiffré repris dans le présent avis.
    Les cautions payées par l’association de copropriétaires sont également portées sous un compte de la classe 2.

Les comptes de la classe 4 : Comptes Tiers

  1. Il s’agit des créances et des dettes des associations de copropriétaires à encaisser ou à payer au cours de l’exercice suivant. Sont par exemple portés sous ces comptes, les appels d’acomptes sur les fonds de réserve et de roulement adressés aux copropriétaires mais non encore versés. En cas d’excédent de fonds versés en fin d’exercice, ce solde est reporté à l’exercice suivant. Le traitement comptable appliqué est illustré par l’exemple repris dans le présent avis. En principe, les comptes de dettes Valeurs reportées fonds de réserve et de roulement peuvent ne présenter qu’un solde créditeur. L’association de copropriétaires doit prendre soin qu’il y ait suffisamment de fonds de réserve et de roulement pour assurer le fonctionnement de l’association.
    Il se recommande que les comptes de créances et de dettes soient divisés pour chaque lot. 12) Ainsi il est possible de suivre le montant individuel pour chaque lot, tant pour ce qui est des fonds de réserve que pour les fonds de roulement.
    Les comptes de régularisation sont également des comptes de la classe 4. Celle-ci comprend les comptes qui peuvent être utilisés pour rattacher des charges et produits à l’exercice auquel ils se rapportent, quel que soit le moment de leur paiement.

Les comptes de la classe 5 : Financier

  1. Les fonds disponibles de l’association de copropriétaires sont portés sous les comptes de la classe 5 tout comme les acomptes appelés et versés sur les fonds de réserve et de roulement. Sur la base de l’article 577-8, § 4, 5° ils sont obligatoirement portés sous des comptes séparés : un compte pour le fonds de roulement et un compte pour les fonds de réserve 13) .

Les comptes de la classe 6 : Charges

  1. Sous les comptes de la classe 6 sont portées les charges. En raison du caractère spécifique des associations de copropriétaires, le plan comptable minimum normalisé prévoit une subdivision détaillée.

Les comptes de la classe 7 : Produits

  1. Les acomptes reçus des copropriétaires ainsi que les produits des associations de copropriétaires, comme les produits financiers (intérêts sur placements de trésorerie) sont portés sous les comptes de la classe 7.

IV. Exemples

Dans le présent avis la Commission des Normes Comptables vise à illustrer à l’aide d’un exemple l’usage de certains comptes du plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires.
Dans le présent exemple, nous partirons d’une co-propriété de 40 lots. Le syndic se verra par conséquent obligé de tenir une comptabilité en partie double de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé tel que repris à l’arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires. Dans le présent exemple, on suppose pour la simplicité que chaque lot est identique et constitue ainsi une part égale de la copropriété, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de calculer des montants séparés pour chaque lot.

Appel d’acomptes sur les fonds de roulement et de réserve

Le syndic de l’association de copropriétaires appelle au début de l’exercice 20N0 24.000 euros de fonds de réserve (600 euros le lot) et 20.000 euros de fonds de roulement (500 euros le lot).
Le plan comptable de l’association de copropriétaires a été étendu par la création de sous-comptes (option facultative), permettant de la sorte la consultation à tout moment des acomptes déjà versés sur les fonds de roulement et de réserve de chaque copropriétaire.
Le traitement comptable au moment de l’appel des fonds de réserve aux 40 copropriétaires (24.000 euros au total) sera le suivant :

  • 410001 - Acompte de fonds de réserve appelé (lot 1) jusqu’à :
  • 410040 - Acompte de fonds de réserve appelé (lot 40) : 24.000
  • à 700 - Acomptes fonds de réserve : 24.000

Le traitement comptable au moment de l’appel du fonds de roulement aux 40 copropriétaires (20.000 euros au total) sera le suivant :

  • 410101 - Acompte de fonds de roulement appelé (lot 1) jusqu’à
  • 410140 - Acompte de fonds de réserve appelé (lot 40) : 20.000
  • à 701 - Acomptes fonds de roulement : 20.000

L’appel de ces acomptes est enregistré dans la comptabilité de l’association de copropriétaires comme des produits (en utilisant les comptes de la classe 7). Ces produits seront portés sous le compte de résultats.

Compte de résultat

ChargesProduits
Acomptes fonds de réserve24000
Acomptes fonds de roulement20000
Total 0Total44000

Le solde de ces comptes utilisés par l’association de copropriétaires peut être consulté à l’aide de l’aperçu suivant (la balance de vérification et par soldes bien connue dans la pratique de la comptabilité en partie double) :

Numéro de compteDénomination du compteDébitCréditSolde débiteurSolde créditeur
410001 jusqu'à 410040Acompte de fonds de réserve appelé (lot 1 jusqu’à lot 40 inclus)2400000240000
410101 jusqu’à 410140Acompte de fonds de roulement appelé (lot 1 jusqu’à lot 40 inclus)200000200000
Total classes 1 à 5440000440000
700Acomptes fonds de réserve024000024000
701Acomptes fonds de roulement020000020000
Total classes 6 et 7044000044000
Total44000440004400044000

Si un inventaire est établi à ce moment, le solde du compte de résultats sera représenté en résumé au passif de l’inventaire. Cela résulte en une augmentation de fonds ou une ressource de fonds (si les produits dépassent les charges) ou une diminution ou un emploi de fonds (si les charges dépassent les produits). Étant donné que l’association de copropriétaires ne dispose pas de fonds propres effectifs, ceci se traduira dans l’inventaire établi en fin d’exercice comme une dette ou une créance sur les copropriétaires (cf. infra).

ActifPassif
Créance fonds de réserve24000Produits
Créance fonds de roulement20000- Acompte de fonds de réserve24000
--- Acompte de fonds de roulement20000
Total44000Total44000

En vertu de l’article 577-8, § 4, 5° C. civ. ces fonds doivent, au moment de leur paiement, être intégralement versés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement (sur la base d’un plan comptable minimum normalisé : le compte 551) et un compte distinct pour les fonds de réserve (compte 550). Tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l’association des copropriétaires.

À suivre…

1) Article 577-2, § 3 C. civ.
2) Article 577-2, § 7 C. civ.
3) MB 26 juin 2010.
4) Article 577-8, § 4 , 17° C. civ.
5) On entend par « fonds de roulement », la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d’éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie (article 577-11, § 5).
6) On entend par « fonds de réserve », la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture (article 577-11, § 5).
7) MB 3 août 2012.
8) Article 9 de l’arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires.
9) Article 3, alinéa 2 de l’arrêté royal fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires.
10) Tel que prévu dans l’arrêté royal du 12 septembre 1983 déterminant la teneur et la présentation d’un plan comptable minimum normalisé.
11) Tel que prévu dans l’annexe à l’arrêté royal du 19 décembre 2003 relatif aux obligations comptables et à la publicité des comptes annuels de certaines associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif et fondations.
12) Par la création de sous-comptes
13) Tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l’association des copropriétaires.
exemple_chiffre_relatif_au_plan_comptable_minimum_normalise_pour_les_associations_de_coproprietaires_fixe_par_l_arrete_royal_du_12_juillet_2012_avis_2012_14.txt · Dernière modification: 2017/03/28 23:02 par melopie
 
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