Créer un dossier de copropriété accessible aux copropriétaires

Objectif

Le but de la procédure est de créer un dossier permettant de sauvegarder et rendre consultable en ligne, les documents importants pour la continuité de la gestion

  • règlement de copropriété,
  • composition des lots et des parties communes,
  • tableau des copropriétaires et leur coordonnées postales, téléphoniques et courriel à mettre à jour constamment (en cas notamment de convocation par le président d'une AG),
  • PV d'AG et du CS,
  • carnet d'entretien, donc fournisseurs et historique des travaux, etc.

Procédure

Créer un dossier

Création du profil "copropriétaire"

Noalyss permet de créer des profils d'utilisateurs très différents.

  • L'administrateur a tous les privilèges et a un accès à tous les dossiers du serveur (configuration, création des modèles, backup et mises à jour, etc)
  • Un utilisateur peut n'avoir accès qu'à un ou plusieurs dossiers en lecture et en écriture.
  • ou même n'être autorisé qu'à consulter certaines informations dans un dossier donné.

Pour créer le profil de propriétaire consultant,

  1. En tant qu'administrateur, se connecter au dossier de copropriété
  2. aller dans →Paramètres→Menu et Profil→Profil [ PARAM/MOD/CFGPRO ]1)
  3. Deux profils existent par défaut: Administrateur et utilisateur. Pour ne pas avoir à configurer à partir de rien, il est préférable de copier le profil “utilisateur” et de le modifier par la suite.
  4. Cliquer sur Utilisateur
  5. Changer le nom de profil Utilisateur en “copro_prf”, par exemple
  6. modifier la description
  7. Cliquer sur modifier
  8. Confirmer

Le profil est maintenant créé. Vous aller pouvoir ajuster sa configuration.

Ajustement des privilèges du profil

  1. Cliquer de nouveau sur →Profil
  2. À chacun des 5 onglets correspond une liste d'option à cocher ou décocher pour ajouter ou limiter des privilèges. Si vous êtes parti d'un profil “neuf”. Il n'y a aucune option. Vous aller devoir les ajouter en cliquant sur le bouton [+]. Pour retirer des privilèges, il suffit de cliquer sur les [x]
    1. Nom :
    2. Détails Menus :
      • Choisir au minimum Liste Suivi [ FOLLOW ]. Les copropriétaires qui n'ont que le privilège de lecture sur le dossier, pourront consulter le bilan que vous aurez préalablement préparé et placé dans les événements, mais pas dans impression.
      • Sélectionner le bouton de sortie [ LOGOUT ], pour que la personne puisse se déconnecter “proprement” de son dossier
      • Garder Tableau de bord, Bilan Interne?? FIXME
    3. Impressions : Quelle configuration? FIXME
    4. Action Gestion : FIXME
    5. Dépôts : Aucun accès

Activation du suivi

Dans l'onglet des menus sélectionnés,

Un fois le profil adapté, il faudra créer les utilisateurs correspondant à ce profil, à raison d'un utilisateur par copropriétaire.

Création des utilisateurs-copropriétaires

  1. D'abord, dans le menu Administration, Créer un “utilisateur normal”
  2. Cliquer sur Ajout pour ajouter les dossiers qui lui sont accessibles (Ici, il n'y aura en principe que le dossier de copropriété)
  3. Sauver les changements

L'utilisateur est créé.

Il va falloir maintenant lui appliquer le profil de copropriétaire précédemment configuré.2)

  1. Se connecter au dossier de copropriété (→Accueil→NomDuDossier)
  2. Aller au menu →Paramètre→Sécurité [ PARAM/CFGSEC ]. Si l'utilisateur a accès au dossier, il apparaît dans la liste.
  3. Cliquer sur son nom. La fiche de ses privilège apparaît.
  4. Dans le menu déroulant de Profil, choisissez le nom du profil de copropriétaire précédemment créé (“copro_prf”).
  5. Donnez-lui accès aux documents du suivi.

Création des documents-types

e- créer les différents type de documents : carnet d'entretien , … (http://wiki.noalyss.eu/doku.php?id=menu:cfgcatdoc)

Il faut créer un évenement dans Suivi avec le profil copro_prf , donner un titre, type de document , si on veut une description et charger le fichier , les copropriétaires en se connectant verront ces documents

1) Voir aussi la documentation de la commande CFGPRO
2) Voir la documentation CFGSEC
creer_un_dossier_de_copropriete_accessible_aux_coproprietaires.txt · Dernière modification: 2017/04/02 19:39 par melopie
 
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