Par défaut, Noalyss vient avec un seul dépôt, vous pouvez en créer autant que vous voulez, il n'y a pas de limite.

Afin que la marchandise arrive dans un dépôt, elle doit avoir un code de stock, ce code est libre. (Lisez le manuel à ce sujet : 2. Qu'est-ce que le QUICKCODE).

Vous devez indiquer que vous souhaitez utiliser les dépôts. Lors de l'achat, vous indiquez le dépôt où arriveront les marchandises et lors de la vente, le dépôts d'où proviennent les marchandises. Dans le menu dépôt, vous pourrez modifier manuellement si des articles ont été détruits ou volés ou déplacés d'un stock à l'autre.

Les procédures sont détaillées ci-après.

Voir aussi le manuel 5.Gestion de stock

Une entreprise a 2 dépôts:

• dépôt 1 : pour la vente au gros
• dépôt 2 : la réserve

1. Le gérant va dans Paramètres⇒Configuration des dépôts CFGSTOCK
2. et ajoutera 1 seul dépôt puisqu'il en existe déjà par défaut.

Attention: Pour pouvoir accéder à ce dépôt, il faudra qu'un administrateur le rende accessible à l'utilisateur.

Dans la Paramètre⇒Sécurité [ PARAM/CFGSEC ] CFGSEC, vous devez indiquer quels dépôts sont utilisés pour les utilisateurs, si aucun dépôt n'est mentionné, ce sera celui de base qui sera utilisé.

Il faut ensuite créer des fiches de stock. Ce sont les catégories de “marchandises” que vous voulez y entreposer.

Les codes de stocks sont les quickcodes des fiches se trouvant dans une catégorie de type “Autres Fiches”, normalement cette catégorie de fiches doit exister.

1. Aller dans Comptabilité⇒Fiche CARD,
2. Sélectionner la catégorie Stock
3. Lancer la recherche
4. Si nous n'avez pas encore crée de fiche, vous n'en trouvez pas!
5. Cliquez sur “créer une nouvelle fiche”
6. Donner un Nom, une Description et un Code au produit à stocker.

La fiche d'une marchandise dont vous voulez gérer le stock devra comporter un attribut Gestion stock pour être identifiée comme telle.

1. Vérifiez-le dans Paramètres⇒Fiche PARAM/CFGCARD, que cet attribut se retrouve avec les champs Nom, Poste comptable, taux de TVA, Prix d'achat, Prix de vente, Quick code et Numéro de client.
2. Il suffira de cliquer sur la loupe en regard du champ Gestion Stock pour avoir la liste des stocks crées précédemment.

Attention : La fiche “Marchandises” ne comporte pas cet attribut par défaut.

Pour ajouter un attibut à une fiche, voir personnalisation_d_attribut_de_fiche

Quand vous avez beaucoup de produits à stocker, il est fastidieux de créer les codes de stock, puis les affecter aux fiches de ventes et d'achats. Il est préférable de travailler par l'intermédiaire de listes en CSV, comme suit:

1. Créer les fiches de stock: dans un tableau Calc (LibreOffice), introduire sur 3 colonnes, le Code de stock, le Nom, et la Description
2. grâce à l'extension Extensions⇒Import de fiches EXT/IMPCARD, importez le CSV dans la catégorie Stock.
3. Créer les fiches d'achat et de vente: après avoir créé les catégories de produit “stockables” Paramètres⇒Fiches⇒Ajout d'une nouvelle fiche en ajoutant l'attribut „Gestion de stock“, exportez-les dans PRINTCARD, résumé.
4. compléter le fichier reçu pour les deux catégories de fiches (achats et ventes).

Le code de stock sera le quickcode, uniquement composé de chiffres et de lettres en majuscule. Les points et tirets et la barre oblique (signe diviser “/” ) sont admis. Les codes de stocks sont identiques pour une même marchandise dans les fiches de vente et d'achat.

• Quand vous encodez un achat [ COMPTA/MENUACH/ACH ] qui comprend un produit stockable (donc avec l'attribut Gestion de stock), avant de pouvoir sauvegarder le formulaire d'achat,
• vous accédez à la page de confirmation.
• Le deuxième onglet en bas de page permet de sélectionner dans une liste, le Dépôt où sera stocké le produit acheté.

• Quand vous encodez une vente [ COMPTA/VENMENU/VEN ] d'une marchandise en stock (donc avec l'attribut Gestion de stock), après avoir enregistré la vente,
• vous accédez à la page de confirmation.
• Le deuxième onglet en bas de page permet de sélectionner dans une liste, le Dépôt d'où sortira le produit vendu.

• Aller dans Compta⇒Stock [ COMPTA/STOCK ] ou Gestion⇒Stock [ GESTION/STOCK ]
• Vous avez à disposition 4 onglets que nous allons détailler.

[ GESTION/STOCK/STOCK_HISTO ]

Vous obtenez la liste des flux entrant ou sortant de vos stocks. Pendant tout l'exercice comptable, en encodant des ventes ou des achats, les stocks vont se mettre à jour.

• Vous pouvez classer ce listing par date, par stock, par type de stock, etc.
• Vous pouvez effectuer des recherches dans vos stocks.

[ GESTION/STOCK_STATE ]

Pour chaque exercice, vous accédez à un tableau récapitulatif donnant l'état de chaque type de produits stockés, selon les dépôts, avec la quantité de pièces IN ou OUT.

Vous pouvez aussi lister par dépôt, par exercice, sous forme de liste ou de tableau récapitulatif:

1. Sélectionner l'exercice et le type d'affichage dans les combo-box
2. Cliquer sur Filtrer

[ GESTION/STOCK/STOCK_INV ]

Cet onglet vous permet de transférer des marchandises d'un stock à l'autre, ou justifier d'une perte ou d'un vol.

1. Fixer la date du transfert
2. Donner un motif de transfert
3. Sélectionner le type de marchandises à transférer
4. Fixer la quantité que vous souhaitez déplacer,
5. Sauver.

Cet onglet permet aussi les Reprises d'inventaire (voir plus bas).

[ GESTION/STOCK/STOCK_INVHISTO ]

Selon l'exercice sélectionné, vous aurez la liste des modifications de stock introduites manuellement dans l'onglet [ GESTION/STOCK/STOCK_INV ].

à noter : l'opération de reprise d'inventaire réalisée à la fin de l'exercice N apparaît au début de l'exercice N+1.

Au cours d'un exercice comptable, le stock n'est pas pris en compte, sinon dans les comptes de gestion, par les achats de marchandises (classes 6) ou les ventes (classes 7). Le stock, qui varie au gré des ventes et des achats est un élément du patrimoine de l'entreprise apparaissant à l'actif en classe 3. Le montant indiqué au débit en classe 3 correspond à un arrêt sur images de la valorisation du stock à la fin de l'exercice précédent et porté en compte au début de l'exercice.

Un compte particulier doit permettre de valoriser les variations de stock en fin de l'exercice.

• C'est un compte de charges pour les marchandises ou les matières premières
• C'est un compte de produits, pour les produits finis
• Son solde est créditeur quand le stock augmente
• Son solde est débiteur quand le stock diminue.

Les bonnes règles de la comptabilité impose, une évaluation des biens que possède l'entreprise en fin d'année : c'est l'inventaire.

C'est la liste des biens qui restent en stock, ainsi que leur quantité, à la fin de l'exercice.

1. Aller dans l'onglet État des stock [ STOCK_STATE ], à l'année A.
2. Les variations de stock son données par catégories et par lieu de stockage.
3. Aller dans l'onglet Modification des stocks [ COMPTA/STOCK/STOCK_INV ]
4. À la date de l'inventaire (dernier jour de l'exercice à clôturer),
5. Sélectionner le ou les stocks qui a varié
6. Reporter la quantité restante repérée dans [ STOCK_STATE ]
7. Tout en bas du formulaire se trouve le bouton “Reprise d'inventaire”
8. Cliquer sur le bouton pour ouvrir une popup.
9. Choisissez le stock et la période en clôture.
10. Valider
11. Sauver.
12. Une pop-up vous demandera de confirmer l'opération.

À l'affichage vous obtenez le formulaire de reprise d'inventaire rempli automatiquement à la date du début de l'exercice suivant avec une ligne par catégorie de stock pour le stock sélectionné.

Les quantités de marchandises en stock sont alors prises en compte dans l'exercice suivant A+1. Vous les retrouverez dans l'historique des stocks ou l'historique des changements, au début de l'exercice suivant.

Pour la comptabilité, il faut faire la différence entre le stock initial au début de l'exercice (STOCK_STATE année A) et le relevé de l'année A+1. Le stock qui a été vendu a déjà été valorisé par les opérations comptables de vente au cours de l'exercice précédent. Par contre, ce n'est pas le cas de ce qui reste. Il faut fixer une valeur au stock restant.

À l'achat, les biens stockés ont une valeur d'acquisition. Cette valeur peut varier au cours de l'exercice. Il faut tenir compte de cette variation, pour fixer la valeur du stock à l'inventaire.

• Au début d'année, 30 bouteilles de soda sont achetées 1€/litre,
• 6 mois plus tard 40 sont achetées 1,20€
• et en fin d'année 20 bouteilles à 1,15€.
• À l'achat, le stock vaut théoriquement 30×1+40×1,20+20×1,15 = 101€ pour un nombre total de 90 bouteilles.

Si les achats de stock sont évaluées en valeur d'acquisition au moment de l'achat (selon la facture), il doit en être de même pour les sorties de stock. Il ne faut pas évaluer les sorties de stock en valeur de revente mais en valeur d'acquisition au moment de la revente.

• 50 bouteilles ont été vendues.
• Il en reste donc 30+40+20 (stock initial) 90-50 (marchandises vendues) = 40 en stock à l'inventaire.

On considère 4 différents types de valorisation comptable des stock:

Elle n'est utilisable que quand chaque élément du stock est tracé individuellement. Facile pour une guitare de luthier, mais pas pour des bouteilles de soda achetées par palettes!

Les premiers articles entrés sont les premiers sortis. La première bouteille de soda à 1€ sort du stock d'abord.

• Les 30 bouteilles à 1€ ont été vendues
• et 20 bouteilles à 1,20€.
• Il reste 20 bouteilles à 1,20€
• et les 20 bouteilles à 1,15€

Le stock est valorisé à hauteur de 20×1,20+20×1,15= 47€

Les derniers articles Entrés sont les premiers sortis, comme s'il étaient empilés les uns sur les autres. C'est la bouteille à 1,15€ qui est censée avoir été vendue en premier.

• Les 20 bouteilles à 1,15€ sont vendues
• Il reste 10 bouteilles à 1,20€
• Il reste les 30 bouteilles à 1€

Le stock est valorisé à hauteur de 10×1,20+30×1= 42€

Basé sur un prix moyen de la marchandise stockée. La valeur unitaire est fixée à 101/90 = 1,22€. Le stock des 40 bouteilles restantes est valorisé à hauteur de 40×1,222= 44,88€

Cette valorisation donne lieu à des écritures comptables de variation de stock, normalement dans le journal des Opérations Diverses.

Dans le cas d'une entreprise de distribution, les produits achetés sont identiques aux produits vendus. Les postes concernés sont 34 “Marchandises” ou mieux 340 “Marchandises - Valeur d'acquisition” (Compte de bilan à l'actif). Il faut aussi un poste qui permette de prendre en compte la “Variation de stock”, poste 6094 en compta Belge (Compte de résultat). En compta Française, nous aurons 37 “Stocks de marchandises” et 6037 “Variations de stocks de marchandises”.

Toute Augmentation de stock sera au contraire considérée comme une diminution de charges (achat fait pour augmenter l'actif et non pour l'exploitation). Le résultat augmente : on a plus de marchandises qu'au début de l'exercice à clôturer. Dans notre exemple, le stock est augmenté de 40 unités à valoriser.

Détaillons la procédure pas à pas:

Le stock initial est de 5 unités, le stock final est de 15 U.

• Il faut d'abord débiter le stock initial et en créditer le poste de variation.

• Il faut ensuite injecter le stock final en créditant 6094 au débit de 340

• En une opération, nous aurions :

Le poste de variation 6094 est créditeur de 10 unités.

Il faut considérer toute Diminution de stock comme une augmentation de charges (à la place d'un achat). Le résultat diminue : on a moins de marchandises que ce qu'il est inscrit dans notre comptabilité au début de l'exercice que l'on clôture.

Détaillons de nouveau:

Le stock initial est de 15 unités, le stock final est de 5 U.

• Il faut d'abord débiter le stock initial et en créditer le poste de variation.

• Il faut ensuite injecter le stock final en créditant 6094 au débit de 340

• En une opération, nous aurions :

Le poste de variation 6094 est débiteur de 10 unités.

En fin d'année, l'opération de prise en compte de la variation de stock après inventaire, revient prendre en compte le changement du patrimoine de l'entreprise du à la variation de stock.

• Si la variation de stock augmente, davantage de marchandises sont “immobilisées”, plus de charges inverses.
• Si la variation de stock est moindre, on a moins d'immobilisations et plus de charges.

Cette démarche décrite précédemment, suppose que le poste 6094 puisse être tantôt Débiteur, tantôt Créditeur, selon que le stock diminue (augmentation de charges) ou que le stock augmente (Diminution de charges). Il devrait donc être de type CON (en fonction du contexte) pour éviter toute anomalie au bilan.

Une solution plus rigoureuse et plus explicite, consisterait en la création de deux postes 6094.

1. Le poste 6094A est de type INVCHA (Charges Inverses, donc Augmentation du résultat). Il prend en compte les Augmentations de stock. Écriture de type “A” : | 340 | 6094A |
2. Le poste 6094D est de type CHA (Charges, donc Diminution du résultat). Il prend en compte les Diminutions de stock . Écriture de type “D” : | 6094D | 340 |

Le poste 340 est historique (comme tous les postes du bilan), il «enregistre» les variations annuelles qui apparaissent au résultat en 6094 A ou D. Au contraire, les comptes de variation de stocks ne font qu'enregistrer une correction de charges ou de produits en fin d'exercice. Ils sont remis à zéro au début de l'exercice suivant (comme tous les comptes de résultat).

http://cuy.be/cours/cpta/resultatstocks7.html#03 - http://www.calebgestion.com/cours_comptabilite/c60_variations_de_stocks.htm

Avertissement : Si vous effacez une fiche de gestion de stock ou si vous changez son quick-code, il n'y a pas de mise à jour automatique.