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Le lettrage est l'un des éléments qui fait de Noalyss un outil accepté par les comptables. En gros, à quoi cela sert-il ? A voir plus facilement quel débit correspond à quel crédit, voyons un exemple pour bien comprendre son intérêt.
Imaginons que vous faites beaucoup de vente avec ou sans facture, certaines sont payées par banque d'autres par caisse, pour ces ventes, vous utilisez toujours la même fiche “Client divers”.
En fin de journée, vous avez quelque chose ainsi Comptabilité → Lettrage → Lettrage par fiche COMPTA/LET/LETCARD
| Montant | Débit | Lettrage |
|---|---|---|
| 100 | D | |
| 125 | D | |
| 100 | D | |
| 99 | D | |
| 101 | C | |
| 125 | C | |
| 100 | C | |
| 100 | C |
Sans aucun lettrage on ne sait pas qui a payé quoi, donc lettrons
| Montant | Débit | Lettrage |
|---|---|---|
| 100 | D | 1 |
| 125 | D | 2 |
| 100 | D | 3 |
| 99 | D | 4 |
| 101 | C | 1 |
| 125 | C | 2 |
| 100 | C | 3 |
| 100 | C | 4 |
Là on voit directement que deux opérations ne sont pas normales, celle qui ont 3 et 4 comme lettrage ont une différence de 1 centime.On sait maintenant exactement où se trouve la différence de 2 centimes et pourquoi la fiche CLIENT a un solde de 2 centimes au lieu d'être à zéro.
Sur une année, ce genre de système s'avère TRÈS pratique. Alors après avoir encodé vos extraits financiers ou votre caisse, lettrez, au bout de l'année les choses seront plus claires, et les erreurs de paiement et d'encodage plus visibles.
Astuce : n'oubliez pas que vous pouvez ouvrir des onglets, l'un sur le lettrage et l'autre sur l'impression journal mode simple, ainsi vous verrez quelles sont les fiches à lettrer.
Comment lettrer
Que lettrer
La première question à se poser est quelle fiche ou poste doit être lettré. Les fournisseurs, les clients… Comment les retrouver ?
Pour savoir ce qui doit être lettré par fiche, aller dans COMPTA/LET/LETCARD, type “Opérations NON lettrées” et vous avez une liste des clients, fournisseurs… dont les opérations ne sont pas lettrées pour une plage de temps donnée.
Pour savoir ce qui doit être lettré par poste, il suffit d'aller dans le Grand Livre Comptabilité → Impression → Grand Livre COMPTA/PRINT/PRINTGL et cocher l'option “Uniquement les opérations non lettrées”.
Comment lettrer
Lettrage automatique, par rapprochement entre opérations
- Ouvrir le détail d'une opération en cliquant sur son Quickcode (parfois appelé Référence). Vous pouvez y accéder de différentes manières.
- * en faisant une recherche dans les Achats [ COMPTA/MENUACH/ACHISTO ] ou les Ventes [ COMPTA/VENMENU/VEHISTO ].
- * On peut aussi retrouver ce code dans le listing des opérations non lettrées [ COMPTA/LET/LETCARD ] en sélectionnant une fiche et en filtrant Opération NON lettrées.
- Dans le détail de l'opération, sélectionner l'onglet Opérations liées,
- cliquer sur la loupe,
- préciser la recherche
- sélectionner l'Opération à lier
- Sauver.
Attention: Il ne faut pas confondre rapprochement et lettrage. Les rapprochements se font entre opérations et le lettrage entre fiche. Cependant, quand vous rapprochez deux opérations il y aura un lettrage automatique.
Vous pouvez le faire dans le détail des opérations (dans historique, recherche…), en cliquant sur le numéro interne d'une opération (parfois appelé référence) apparaît le détail, là vous devez utiliser le “rapprochement”, en cliquant sur le “?” apparaît un écran pour chercher les opérations que vous pourriez rapprocher, le rapprochement et le lettrage ne sont pas la même chose, mais quand vous rapprochez deux opérations il y aura un lettrage automatique
Lettrage manuel
Dans un autre onglet,
- Allez soit dans Comptabilité → Lettrage → Par fiche
COMPTA/LET/LETCARDou Comptabilité → Lettrage → Par posteCOMPTA/LET/LETACC, - introduisez le nom de la fiche (ou le poste) dans le champs “Lettrage par fiche” ou “…par poste”
- filtrer en sélectionnant “opérations NON lettrées”
- lancer la recherche.
Dans la liste qui apparaît
- sélectionner une opération non lettrée en cliquant sur aucun lettrage,
- affiner la recherche des opérations avec lesquelles on peut lettrer. Le montant est le premier critère. La plage de date vient ensuite. Pour finir, vous pouvez choisir si l'opération recherchée est au crédit, au débit ou aux deux.
- Un liste d'opérations possible apparaît.
- Sélectionner l'opération liée.
- Sauver.