FOLLOW

Liste de vos suivis, en fait de tous les documents, réunions … dont vous avez besoin afin de suivre vos clients, fournisseurs ou administrations

[ GESTION/FOLLOW ] →Gestion→Liste Suivi

Ce menu permet :

de garder une trace de toutes les communications reçues ou envoyées,
de générer des bons de commande
de faire le suivi fournisseur, client, administration…
de faire les documents de transferts pour les stocks
de conserver vos déclarations ou vos documents internes (documentation, notes…)
assurer le suivi d'une action, rendez-vous, lettre de rappel, courrier,
d'affecter des tâches à un autre groupe

Il permet la génération de documents comme les lettres de rappel, les courriers,… Il est aussi possible d'affecter des tâches à d'autres profils. Les documents que l'on peut générer ne sont pas limités, il suffit de créer un nouveau modèle de documents et de fournir un fichier modèle (voir CFGDOC)

Rechercher une action

Vous pouvez faire une recherche soit :

sur le quickcode de la fiche, cela sera celui du destinataire ,
sur une partie du titre soit sur la référence,
par date (entre 2 dates),
par date de rappel,
par profil,
par état (inclus ou exclus)
par le type de document
par la référence
uniquement document interne
par étiquette(s)

Les références sont créées automatiquement, c'est le style du document puis un numéro de séquence. Ces numéros de séquence peuvent être changés dans CFGDOC.

Les documents internes sont les documents dont la case destinataire est vide, ils ne sont adressés à personnes

Lier des actions

Afin de lier deux actions, il faut rechercher la première, voir le détail puis cliquez sur “Ajout action”. Les deux documents seront alors liés. Vous pouvez suivant la même logique ajouter un lien vers une opération comptable.

Vous pouvez ici aussi générer un document ou ajouter une pièce justificative en plus de la note interne. Cette note n'est jamais reprise dans le document.

La sécurité vous permet de préciser à quel profils vous avez accès

Exemple :

M. Durand a 2 magasiniers, il créé un profil pour chacun en copiant simplement le profil utilisateur et en effaçant les actions dont ils n'ont pas besoin.

Il y a donc 4 profils : administrateur, utilisateur, magasinier 1 et magasinier 2.
Chaque magasinier a accès au profil « Public » en lecture seul plus son profil en écriture lecture.

Dès lors quand M Durand créé un document publique, les 2 magasiniers le voient. S'il créé un document « magasinier 1 » avec une date de rappel, le magasinier 1 le verra directement dans le « tableau de bord » et les actions seront sur fond rouge dans « Action Gestion », le magasinier 2 cependant ne verra pas ce document.

    N'hésitez pas à améliorer la documentation, merci

Sources : Manuel