note_pour_le_developpement_sur_la_copropriete_en_france [Serveur de comptabilité et gestion libre ]

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Quelques réflexions et suggestions au fur et à mesure de l'avancée dans le logiciel, de façon décousue.

Les textes sur la copropriété se trouvent sur le site Légifrance et deux d'entre eux prévoient les modes opératoires et les directives, tous les détails pour tenir la comptabilité du syndicat. Les 5 annexes imposées, nécessaires à l'AG pour valider les comptes de l'année écoulée y figurent aussi.

  * Loi n°65-557 du 10 juillet 1965
  * Décret n°67-223 du 17 mars 1967
  * Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat de copropriétaires
  * Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat de copropriétaires
  * Recommandations de la commission relative à la copropriété


Budget prévisionnel :
Il se vote en AG pour l'année qui suit et on vote aussi fréquemment pour l'année suivante : ex en 2011, vote budget 2012 et 2013 .
Ce budget concerne les opérations courantes : comme assurances, fournitures (papeterie, téléphone) contrats de maintenance, chauffage, frais de conseil syndical..., chiffrées.
Le budget est présenté en colonnes dans les annexes 2 et 3 avec comparaison année précédente et l'année en cours
Il peut être réajusté au cours de l'année de sa validité avec accord de l'AG

En général les appels pour ce budget (appels de provisions) se font en 4 fois identiques le 1er jour civil du trimestre sauf décision autre de l'AG

Le budget travaux et/ou opérations exceptionnelles se vote aussi à l'AG dans une autre résolution, et est soumis à des appels décidés en fonction de l'avancement des travaux ou du versement d'un % au démarrage, au milieu et à la fin ou à la réception des travaux. Les appels dans ce cas peuvent être à d'autres périodes ou bien à la même période que les appels pour budget courant, selon décision de l'AG

Les provisions appelées pour le budget courant (ou prévisionnel) sont enregistrées dans la classe 7 (compte 701) , celles appelées pour le budget opérations exceptionnelles et travaux dans la classe 1 ou 7, les avances dans la classe 1.


Onglet « Prévisions »
Je suppose que c'est dans cet onglet que l'on pourra enregistrer les budgets pour 1 ou 2 années ultérieures.
Est-il possible de prévoir un rythme libre . On peut laisser tel que, si pour les mois qui n'ont pas d'échéance, l'absence de chiffres dans une ligne ne nuit pas. Les montants inscrits doivent pouvoir être modifiables, ce qui était déjà le cas

Même si le SDC n'est pas soumis à la TVA, il semble utile de pouvoir indiquer le taux -lorsqu'il y en a un-car les copropriétaires qui y sont assujettis peuvent la déduire de leurs charges de copropriété. Ce n'est pas une obligation, mais cela se fait couramment chez les syndics. 

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Il serait souhaitable que l'on puisse présenter et décrire la copropriété avec les rubriques : 

**Le lot** est la base de calcul
- tantièmes affectés au lot dans chaque clé de répartition  : les tantièmes dans les dépenses générales, les tantièmes pour chaque dépense : dépenses ascenseurs, chauffage, sous-sol etc...
- type de lot / catégorie : le SDC ou la copropriété est composé(e) de V appartements, W parkings intérieurs, X caves, Y locaux commerciaux, Z remises... 
- groupe de lots auquel il appartient

**Les groupes de lots** sont affectés à un copropriétaire (qui peut représenter plusieurs personnes physiques par ex, cf "indivision" ci-dessous). 

**les copropriétaires** : N° de lot, nom, désignation (appartement, emplacement parking...), N° du bâtiment, escalier, étage ,
 
**les clés de répartition** des charges , le code de la clé, son libellé, les tantièmes, base ,

la répartition de certaines charges sur différentes clés : exemple la facture d'électricité est concernée pour 80% de son montant pour le chauffage (clé A), 10% ascenseur (clé B) et 10% pour l'éclairage des parkings (clé C)

**le caractère "locatif"** ou non de certaines charges : charges qui peuvent être répercutées par le propriétaire sur le locataire

--Le caractère locatif des charges est intéressant mais devrait rester facultatif. Ce n'est pas une obligation pour le syndic, d'ailleurs les charges à récupérer sur le locataire diffèrent selon le type de location.

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La loi prévoit de fournir des états comptables obligatoires lors de l'AG :
  * 1. Etat financier de la copropriété N-1 et N : correspond au bilan
  * 2. Détail des dépenses par nature de charges (Budget /réalisé)
  * 3. Détail par clés de répartition (Budget /réalisé)
  * 4. Le budget pour travaux et opérations exceptionnelles (Budget /réalisé)
  * 5. Travaux/opérations exceptionnelles non terminés en N-1 

Le budget prévisionnel : ne concerne que les charges courantes ; il doit être voté lors de l'AG qui approuve les comptes clos (N] dans les 6 premiers mois de l'année N+1, vote pour l'exercice suivant N+2.

La présentation doit être faite de 2 façons : 
- par nature de charges et postes comptables (annexe 2) avec budget de l'année en cours [N+1] , budget année précédente, clos, [N] à approuver, budget prévisionnel année [N+2] à voter. L'annexe 2 comporte aussi les produits de la copropriété (exemple location de la loge)
- par clés de répartition avec les mêmes colonnes que ci-dessus (annexe 3)

Le budget pour travaux et opérations exceptionnelles est présenté en annexe 2 ( avec mes mêmes colonnes que ci-dessus)par nature de charges et en annexe 4 par catégorie de charges.    

NB : Pour les copropriétaires il faut fournir au minimum en fin d'exercice :
  * décompte de charges par groupe de lot, c'est mieux de fournir aussi par lot
  * détail compte  copropriétaire : sommes appelées / versées
  * détail fonds détenus par le syndicat (avances [classe 1] ou provisions [classe 1 ou 7 selon la nature].
  * relevé des charges générales 
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Au moment d'enregistrer les copropriétaires, il est nécessaire de prévoir les choix suivants comme titre des copropriétaires :
M.,
Mme,
Mlle,
M. et Mme,
M. ou Mme,
Société,
Association,
Indivision,
Succession,
SDC. 
Cela permet d'adresser les appels de charges au bon destinataire et, en cas d'impayés de faire les démarches adéquates auprès de celui à qui elles sont imputées, entre autres.  

---> proposition : ajout champ "civilité" dans la fiche copropriétaire
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Proposition de bac à sable : voir dossier copropriété-test  avec le plan comptable des copropriétés.

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Documents nécessaires (mise en place en cours sur un exemple)
  * Appel de fonds
  * Remise de chèque
  * Relance copropriétaire

Rapports
  * Décompte de charges ...rapport ou analytique ?
  * Annexes 1 à 4 de fin d'exercice et l'annexe 5 en cas de travaux/opérations exceptionnelles non terminés en fin d'exercice

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Extensions/ développement à prévoir : 
  * répartition de fin d'exercice : pour les comptes 6xx affectation aux copropriétaires selon tantièmes.
  * idéalement : génération des appels de fonds à partir du budget prévisionnel pour l'année en cours
suppose d'avoir les clés de répartitions
dans les petites copropriétés il y a généralement 1 à 2 clés + des charges individuelles (consommation eau selon compteurs). 


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Dans la présentation actuelle du grand livre, n'apparaît pas sur chaque ligne d'opération le n° du compte de contrepartie, sans doute est-ce prévu pour la version 6. 
Non, ce n'est pas prévu, la plupart des opérations utilisent 3 postes comptables au moins, il n'est pas possible de déterminer si on doit mettre un seul compte ou tous les comptes en relations, de plus, ce serait moins lisible  --- //[[info@phpcompta.be|Dany De Bontridder]] 2011/03/28 10:30//

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**Préparation des écrans pour la prochaine version**

Commencer par la **création du budget** avec les rubriques indispensables semble préalable à celle des appels de fonds qui font utiliser ces rubriques.
Il y a le budget prévisionnel (pour charges courantes) et le “hors budget” pour travaux/opérations exceptionnelles. En plus des charges, le budget prévisionnel peut comprendre aussi des produits (indemnités d'assurance, intérêts légaux dûs par les copropriétaires, produits financiers...)
Les rubriques à insérer dans ces 2 types de budget devraient être libres ou préalablement définies dans une fiche.
Le budget prévisionnel sera d'ailleurs aussi à incorporer dans les annexes 2 et 3 et le “hors budget” dans les annexes 2, 4, et 5 si les travaux ne sont pas terminés dans l'année en cours. Ce budget, prévu environ 6 mois avant l'année d'échéance peut être soumis à un réajustement. 

**Les appels de fonds** se retrouvent dans 2 domaines : 
  * la comptabilité : tous les trimestres ou à des périodes déterminées,on crédite les comptes 701, 702, 703 ou 704 du montant total de l'appel et on débite les comptes 4501 4502... des copropriétaires de leur quote-part respective : budget charges courantes et “hors budget”, et on crédite les comptes 1031, 1032 ou 1033 en débitant les comptes 4502, 4503... s'il s'agit d'appels de fonds pour avances
  * la gestion : préparation des appels de fonds qui seront adressés aux copropriétaires après transfert sur un document type.

Sur un écran qui serait intitulé "Appels de fonds", prendre en compte :
  * la nature de l'appel de fonds (provisions pour charges courantes ou pour travaux, appels d'avances) définie par un libellé libre ou une fiche
  * la base de calcul : montant annuel du budget charges courantes, montant défini dans le “hors budget” ou de l'avance selon le cas,
  * la durée de la période : généralement 3 mois pour les charges courantes, variable pour les travaux et l'avance, donc permettre le choix 
  * le budget pour la période considérée,
  * les tantièmes de base pour chaque clé (ex charges courantes, charges eau froide, charges eau chaude, électricité escalier X, charges ascenseur),
  * les tantièmes individuels pour chaque clé
  * et le montant calculé de l'appel considéré.

Pour les appels de fonds, côté gestion, prévoir si possible, sur une ligne à part, le report du solde du compte du copropriétaire à la date de l'appel. Selon qu'il est créditeur ou débiteur, ce montant diminuera ou augmentera l'appel des fonds. 


**Solde des copropriétaires en fin d'exercice**

Les éléments pour ce document se trouvent dans l'onglet Gestion/Client, mais actuellement il n'est pas exportable.
L'adresse n'est pas essentielle mais, l'exercice concerné ,les numéros de compte et la date de la situation le sont. La date de la situation se justifie car un copropriétaire peut demander au syndic son solde, celui-ci est indispensable au moment de la demande de l'état daté par le notaire en cas de vente. 
Si plusieurs comptes : 4501, 4502, ... sont ouverts par copropriétaire, donner le solde global de chacun et le total. 


Le **décompte individuel de chaque copropriétaire par groupe de lots  ** (mieux par lot si le règlement de copropriété répartit des charges différentes selon les lots, ce qui n'est pas toujours le cas)

Comme précédemment, préciser l'exercice, la date du décompte.
Ce décompte peut se faire en extrayant du grand livre toutes les opérations pour chaque copropriétaire (et pour chaque compte si plusieurs sont ouverts 103, 4501, 4502,4503...).
Idéalement faire un récapitulatif et donner le solde des comptes.


**Répartition de fin d'exercice**

Comme indiqué précédemment pour les comptes 6XX, selon les tantièmes, répartir les dépenses et restituer les produits. 
Lorsqu'un seul compte est ouvert par copropriétaire, dépenses courantes et dépenses pour travaux sont réunis. 
Lorsque les comptes 4501, 4502 existent, la répartition et la restitution s'effectuent sur le compte approprié.
En contrepartie des comptes 7 correspondants;


**Les balances**

La balance globale reprend les opérations des comptes 1, 4 , 5, 6 et 7, une seule ligne par n° de compte

La balance analytique : par type de clés et dans chacune d'elles, les opérations courantes et les travaux/opérations exceptionnelles, comptes 6 et 7


**Annexes** 
Les annexes, documents de synthèse doivent être établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus par le décret.

Annexe 1 ou bilan financier : il y a les chiffres de l'exercice qui vient d'être clos(N) **+** ceux de l'année précédente (N-1)
4 parties : 
- la situation financière et la trésorerie de l'année pour laquelle on vote + l'année précédente 
- les provisions et avances 
- les créances
- les dettes

Les annexes 2. 3. 4 et 5 sont des comptes de gestion